7 étapes pour la créer un Institut de Beauté
Entreprendre ne se fait pas sans un minimum de préparation, d’accompagnement et d’éléments à mettre en place pour que cela aboutisse du mieux possible. Découvrez chaque étape à franchir pour faire de votre projet de création de spa ou d’institut, une réussite.
Conférence présentée au 51ème Congrès International Esthétique & Spa (Mai 2022) par Tiphaine Modeste, Directrice E.S.B.E et Cynthia Bogiraud – Coach, Formatrice E.S.B.E
Article publié dans Les Nouvelles Esthétiques – Février 2023
ETAPE 1 - LA PREPARATION & LE BUSINESS PLAN
La première étape consiste en la préparation sereine de votre projet.
Créer votre vision
C’est le moment pendant lequel vous allez réfléchir, poser toutes vos idées et travailler sur votre vision.
Votre vision est le point de départ pour créer un institut de beauté ou un spa, afin de développer le concept qui vous permettra de raconter l’histoire que vous avez envie de faire vivre à vos clientes, au travers du parcours et de l’expérience.
Créer le business plan
Tout votre projet d’entreprise doit être préparé en amont pour permet d’aboutir à un business plan. Ce Business plan vous permettra d’obtenir des emprunts, des prêts à taux 0, des prêts de région pour concrétiser votre projet.
Pour ce faire, il y a tout un tas de démarches administratives à effectuer, comme par exemple : aller à la chambre des métiers et des commerces, établir vos budgets d’immatriculation, choisir votre statut, etc. Mais aussi, mener des recherches (enquêtes, études de marché, …)
Ce n’est pas la partie la plus amusante comme peut l’être la décoration ou le choix de la marque partenaire, mais c’est une étape indispensable.
Il faut prendre le temps de cette phase de préparation que comprend le business plan et l’étude de marché, pour avoir un projet concret.
Pour vous aider :
ETAPE 2 - LE RETROPLANNING DES 3 MOIS AVANT L’OUVERTURE
En tant que créateur de Spa ou de Centre Beauté, l’organisation est votre maître-mot.
Apprendre à gérer votre temps, vous organiser, faire des To-Do List, les planifier dans un calendrier, etc.
Tout cela vous fait gagner en efficacité.
Le rétroplanning est le calendrier de votre plan de route qui répertorie toutes les actions à mener jusqu’à votre ouverture. Nous vous recommandons particulièrement de le créer au minimum 6 mois avant la date prévue de votre ouverture. Mais plus vous anticiper votre rétroplanning, plus vous vous laissez la possibilité d’aller en profondeur des choses et de mener à bien votre projet avec des RDV dès le 1er jour de votre ouverture !
L’intérêt de créer votre rétroplanning est aussi de ne rien oublier, d’autant plus que lorsque que l’on créé, plus la date d’ouverture approche, plus on est un peu partout à la fois. Le rétroplanning permet de vous poser et d’imaginer sur les douze, six, ou trois mois avant l’ouverture, tout ce que vous allez devoir mettre en place pour avancer sereinement sans rien oublier.
ETAPE 3 - LE MANUEL DE PROCEDURES
Peu de créateur en parlent mais la création du Manuel de Procédures de votre futur centre se construit avant son ouverture.
Ce Manuel est un élément est indispensable, d’autant plus si vous travaillez en équipe.
On ne sait jamais de quoi demain est fait… Peut-être allez-vous commencer seule puis avoir un succès fou et devoir recruter plus ou moins rapidement ?
Certaines chefs d’entreprise se disent qu’elles ne recruteront jamais et parfois elles changent d’avis…
Mais quand bien même vous tenez absolument à rester seule dans votre entreprise, le manuel de procédures est indispensable : c’est le mode d’emploi de votre centre.
Vous allez y indiquer comment travailler, comment utiliser les espaces, comment accueillir les clientes, quoi leur dire, comment présenter votre lit de soin, une cabine, comment gérer les stocks, comment passer une commande, etc.
C’est un travail conséquent qu’il ne faut pas sous-estimer et qui va vous garantir une qualité de travail incomparable !
Et d’autant plus indispensable si vous choisissez de travailler avec équipe à plus ou moins long terme : celui-ci vous permettra de déléguer plus efficacement.
Ce manuel évoluera tout au long de la vie de votre entreprise.
ETAPE 4 - LES AMENAGEMENTS AVEC LE MATERIEL ET LES EQUIPEMENTS
Nous abordons ici une des parties les plus « amusantes » ou en tous cas, les plus plaisantes lors de la création d’un institut de beauté ou d’un Spa.
Il s’agit de l’étape du choix de la marque et de la décoration.
Dans un premier temps, listez ce dont vous avez besoin dans tel espace, qui vous allez devoir contacter, quels sont les partenaires que vous avez sélectionnés… ?
Cela prépare la rédaction du brief pour l’architecte que vous avez engagé.
Plus vous le guiderez dans les détails opérationnels dont vous avez besoin, plus la vision que vous avez pour votre institut sera claire et lui permettra de faire exactement ce que vous avez demandé.
Cela vous fait économiser un temps précieux.
Le fait de poser toutes vos idées et besoins par écrit permet de gagner un certain temps sur beaucoup de choses.
ETAPE 5 - LE PLAN DE MANAGEMENT
Lorsque l’on envisage de travailler en équipe, il faut préparer le plan de management dès la création pour ainsi réfléchir à la façon dont vous allez dynamiser vos équipes, communiquer avec elles (réunion hebdomadaire, points quotidiens, team building, suivi des performances, tests, débriefing, ..) et fixer les objectifs à atteindre.
Aujourd’hui, les chefs d’entreprises-managers doivent être de vrais leaders. Plus vous serez claire, plus vous aurez de chances de garder à vos côtés les perles rares.
ETAPE 6 - LE PLAN DE FORMATION ET D’INTEGRATION
Dans 90% des cas, le plan de formation et d’intégration avant l’ouverture et tout au long de la première année n’est pas du tout anticipé alors que c’est un point clé si vous voulez que vos esthéticiennes soient en phase avec ce que vous faites et qu’elles racontent l’histoire comme vous avez envie de la raconter.
Vous avez sans doute une vision très claire de la façon dont vous voulez que vos esthéticiennes répondent au téléphone par exemple. Mais si vous ne les avez pas formées pour cela, elles vont répondre comme elles ont l’habitude de le faire. La formation est un élément central autant pour la gérante que pour l’équipe.
ETAPE 7 - LE NETWORKING
Le networking est un élément clé pour pouvoir aboutir à une ouverture avec succès et remplir son agenda de RDV dès le premier jour d’ouverture.
Vous devez vous poser et réfléchir aux clientes que vous souhaitez accueillir dans votre institut.
Si vous avez une cible très spécifique, il faut l’assumer. Ceci peut se faire par un positionnement de soins ou de prix.
Une fois votre cible établie, il s’agit de réfléchir à la façon dont vous allez la rencontrer, l’attirer jusqu’à vous, et vous organiser au moment de votre ouverture.
Par exemple, il peut s’agir de la mise en place de la prise de rendez-vous en ligne deux semaines avant l’ouverture afin d’avoir du monde très vite. C’est à nouveau une question d’organisation.
Vous communiquez sur le digital, très bien, mais n’oubliez jamais la puissance de la communication locale ! C’est votre notoriété et les relations que vous créez avec des commerçants, des associations ou des personnes qui habitent autour de votre institut qui vont déterminer votre réussite.
Questions les plus fréquentes
Faut-il faire une étude de marché ?
Le principe de l’étude de marché est de connaître votre zone de chalandise, ce qui vous entoure et réfléchir aux clientes que vous souhaitez accueillir dans votre institut et comment communiquer pour les attirer à vous.
Une étude de marché est intéressante, la faire faire par une structure qui ne connait pas votre métier n’est pas recommandé en termes d’utilité des informations collectées.
L’idée est donc de pouvoir faire vous-même votre propre étude de marché au travers de questions que vous préparez car vous savez les informations dont vous avez besoin.
Quel statut choisir ?
D’expérience, nous savons qu’il faut vraiment choisir un statut qui protège votre patrimoine personnel. C’est à voir avec un comptable ou un avocat-conseil. SAS, SASU, SARL sont à privilégier pour protéger votre patrimoine personnel. C’est quelque chose qui est propre à chacun. Beaucoup de paramètres peuvent engager votre vie personnelle dans l’entreprise et cela peut coûter cher. Il faut donc que vous soyez très vigilante.
Quelle structure d’équipe choisir ?
Vous avez envie de travailler en équipe et vous vous demandez si vous devez recruter dès le départ ? Combien de personnes recruter ? Combien de temps attendre avant de recruter ?…
Cette réponse se trouve dans le prévisionnel budgétaire, créé avant d’aller voir les banques. Comme vous avez cette prévision de travailler en équipe, vous l’avez indiqué dans votre prévisionnel et vous allez savoir, par rapport à la structure, et à vos charges, de combien de personnes vous avez besoin pour absorber les charges. Pour ce faire, il faut jouer sur les taux d’occupation des cabines. Tout cela est travaillé dans le prévisionnel budgétaire.
Quel local choisir et comment l’aménager ?
Tout dépend de votre projet, du concept, et de votre vision. Ici, le prévisionnel budgétaire permettra de savoir si tel local vous permet d’être à l’équilibre financier et de générer la marge dont vous avez besoin.
Quels équipements choisir ?
Il faut étudier vos budgets et vos retours sur investissement dès le début. Vous devez savoir combien cela vous coûte, mais aussi combien cela va vous rapporter. Les chiffres des équipementiers sont à remettre par rapport à votre structure. Étudiez bien les informations que l’on vous donne.
Vous devez intégrer ces appareils dans votre parcours client. C’est bien souvent quelque chose qui n’est pas suffisamment fait. Pour favoriser ce retour sur investissement, il faut que vous puissiez l’intégrer et pas uniquement dans la carte de soins. Le taux d’occupation de ces équipements est un indicateur que vous allez suivre.
En conclusion
Pour créer un spa ou un institut de beauté, ou bien pour reprendre un centre, nous ne saurons que trop vous recommandez ces 7 étapes. La planification et la préparation de votre projet d’ouverture est capitale dans le succès et la pérennité de votre entreprise.
Pour développer une bonne stratégie business, découvrez découvrez des outils et programmes de formation dédiés aux Porteurs de Projet Spa et Esthétique
