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Comment mener ses réunions d’équipe Spa ?

Article publié dans les Nouvelles Esthétiques en Juillet/Août 2020

Nous abordons souvent l’axe du management et la motivation des membres de votre équipe. Ce mois-ci, nous revenons sur un des Outils de Base du Management : la Réunion d’équipe.

Malheureusement la plupart des Spa Managers ou Gérants de Centres Beauté Bien-Être n’utilisent pas, ou peu, ou mal, cet OUTIL.

 

« Nous n’avons pas le temps de nous voir tous les mois »,

« nos plannings ne nous permettent d’être de nous retrouver tous ensemble dans le Spa »,

« oui, nous faisons des réunions une à deux fois par an », …

Alors concrètement, qu’est-ce qu’une « bonne » réunion d’équipe ?

Comment réussir à utiliser cet Outil de Motivation durable dans votre Spa ?

Quels sont les ingrédients pour que vos réunions soient impactantes et efficaces ?

 

Voici le Rappel sur les INDISPENSABLES pour mener des Réunions d’équipe Efficaces :

 

N°1 – LA CONSTANCE = EFFICACITÉ

Planifier des réunions d’équipe régulières est un gage d’efficacité et d’un engagement de la part des membres de votre équipe sur le long terme.

Notre conseil : une réunion de 2h TOUS LES MOIS, idéalement en début de mois (sur la 1ère semaine). Evitez dans la mesure du possible de programmer ces réunions le soir, après les journées de travail car les membres de l’équipe ne sont plus concentrés. Privilégiez le matin, avant l’ouverture. Vous pouvez si besoin décaler l’ouverture du centre d’une ou deux s’il le faut : cela sera beaucoup plus rentable pour vous dans tous les cas d’investir sur ce temps collectifs pour engager votre équipe dans l’atteinte des objectifs mensuels.

Les résultats seront là : dans tous les centres où nous avons remis les réunions en place, les performances de l’équipe décollent.

A l’inverse, si une réunion « saute » pour X ou Y raison, le chiffre d’affaires baisse. Ce constat s’est vérifié à de nombreuses reprises au cours des accompagnements que nous menons.

N’oubliez pas, votre management a un impact direct sur votre équipe et sur ces performances, et donc sur votre chiffre d’affaires.

 

N°2 – LES OBJECTIFS D’UNE RÉUNION D’ÉQUIPE = ENGAGEMENT & DÉVELOPPEMENT

Une réunion d’équipe, ce n’est pas faire le listing des problèmes énoncés par le manager. Quoi de plus démotivant chaque mois, durant 2h d’entendre un tel discours ?

La réunion d’équipe doit ressembler plus à une formation qu’à un monologue : c’est un outil de DÉVELOPPEMENT et d’ENGAGEMENT autour de le VISION de votre centre.

Une réunion d’équipe est donc un moment de collaboration, positif et valorisant.

Notre conseil : utilisez plusieurs outils pour animer et rendre efficace vos réunions tels que :

  • des sessions de révisions
  • des ateliers
  • des jeux de rôles
  • des présentations faites par les membres de l’équipe (mini-exposés)
  • des réflexions de groupe (brainstorming)
  • des partages d’expériences etc…

 

N°3 – FAVORISER LA PARTICIPATION DE L’ÉQUIPE

Le manager n’est pas le seul à prendre la parole au cours de ces réunions mais il doit inviter le groupe à s’investir en prenant la parole. Rappelez-vous, la réunion d’équipe est un outil servant à engager les membres de votre équipe.

Notre conseil : rendre la réunion interactive en déléguant un sujet ou une présentation à un membre de l’équipe.

Par exemple, demander à un membre de l’équipe de présenter au reste de l’équipe le suivi de la satisfaction clients, ou encore exposer sur une technique qu’il affectionne particulièrement pour un partage d’expériences.

Enfin, sachez que vous pouvez faire intervenir un expert extérieur au Spa pour un moment d’inspiration ou d’apprentissage fort.

Dans le Spa que je dirigeais, nous avions fait intervenir un maître de la Cérémonie du Thé qui avait présenté les différentes origines et qualités de thés, puis nous avait fais la démonstration de cette pratique ancestrale. Un très bon souvenir que garde les membres de l’équipe et qui les a renforcé dans leurs connaissances de ces actifs fards, utilisés dans nos produits de soins.

 

N°4 – PRÉPARER SES RÉUNIONS D’ÉQUIPE

La planification des réunions se prépare au mois de janvier pour toute l’année.

De ce fait, plus d’excuse comme « ce n’est pas possible, je n’ai pas le temps » ou encore « les plannings de l’équipe ne permettent pas de se retrouver tous ensemble ».

Commencez donc par planifier vos réunions dans un calendrier annuel, puis travaillez vos plannings d’équipe dans un second temps.

Si cela nécessite tout de même de décaler certains horaires, vous aurez 2h par mois à faire récupérer à un autre moment du mois (par exemple sur un temps creux). Rappelez-vous que c’est un investissement absolument nécessaire pour votre business. Vous verrez directement la différence sur vos chiffres.

Dans un 2ème temps (toujours au mois de janvier), posez les thématiques de chaque réunion en fonction des objectifs pour atteindre votre vision.

Voici un exemple de Calendrier des Réunions d’équipe avec des suggestions de thématiques :

  • Janvier : Atelier de partage sur la vision 2021 pour le Spa
  • Février : Révisions et rappels sur la minceur (présentation par un membre de l’équipe ou un intervenant extérieur)
  • Mars : Focus sur les épilations : prise en charge des clientes, révisions des techniques, informations sur les différentes techniques du marché (I.P.L, épilation au fil, à l’orientale, cire chaude, cire tiède, les marques innovantes, …)
  • Avril : Ateliers sur la prise en charge téléphonique des clients : appels mystères dans d’autres Spas, analyse et brainstorming pour améliorer la prise en charge, mise en situation pour vendre plus par téléphone
  • Mai : Mise en place de la procédure d’annulation des RDV clients : pourquoi cette procédure, les discours à tenir, la procédure de réservation à appliquer

Enfin dans un 3ème temps, préparez vos ORDRES du jour : chaque mois, préparez le contenu détaillé de la réunion en créant le synopsis.

Par exemple : 

  • de 9h à 9h10 : Tour de table des humeurs
  • de 9h10 à 9h20 : Présentation des chiffres et performances du mois précédent
  • de 9h20 à 10h40 : Atelier autour du parcours client « Comment optimiser la prise en charge de nos clients bons cadeaux ? »
  • de 10h40 à 10h55 : Objectifs et événements à venir ce mois-ci
  • de 10h55 à 11h : Instant « motivation » (préparer votre message témoignant de la confiance et de la réussite pour votre équipe, cri de guerre ou « HAKA » de l’équipe,…) pour faire monter le niveau d’énergie à son maximum

 

N°5 – ON RESTE COLLECTIF

Une autre règle d’or pour une réunion motivante est de ne s’adresser qu’au groupe dans son ensemble et non aux individus.

Lorsque vous présentez des chiffres, ce doit être les chiffres du centre au global et non praticien(ne) par praticien(ne).

Lorsque vous parlez d’un problème à résoudre, en parler pour rappel au groupe sans incriminer une personne en particulier qui serait la « source du problème ».

Notre conseil : séparez bien les réunions d’équipe des entretiens individuels pour ne pas créer un climat anxiogène, sur la défensive de la part de votre équipe.

 

LE CONTEXTE PARTICULIER

Si votre équipe est très désengagée, vindicative, que vous rencontrez un climat très conflictuel, alors une réunion d’équipe « particulière » s’impose.

Dans ce cas de figure, le manager peut utiliser les outils de Communication Non Violente pour faire passer son message du « trop, c’est trop » sur le schéma : en s’exprimant uniquement sur les faits et ses sentiments.

Vos opinions et votre avis, sont absolument à proscrire dans cette situation déjà tendue. En effet, en exprimant vos pensées, vos jugements vous risquez de voir vos arguments contrés. Vous pensez d’une telle façon mais les membres de votre équipe ont une toute autre opinion ayant la même valeur que la vôtre. Le dialogue est rompue et plus personne ne s’écoute.

Un très bon livre (en édition illustrée) pour expliquer ces principes de la Communication Non Violente : Cessez d’être gentil, Soyez vrai, par Thomas d’Assembourg.

 

Désormais plus d’excuse pour ne pas mener des réunions d’équipe constantes et engageantes.

 

Et vous ? Comment faites-vous pour mener vos réunions d’équipe ?

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