Gérer son temps efficacement en tant que Gérante
“Je n’ai pas le temps”
“Je manque de temps”
“Je cours sans cesse après le temps”
Autant de phrases que la plupart des gérantes de centres beauté prononcent de façon quasi quotidienne.
Certes, le temps est une ressource limitée. Et sur ce point, nous sommes absolument tous égaux : nous disposons chacun de 24 heures dans une journée.
La difficulté principale que l’on ressent par rapport au temps, en tant que chef d’entreprise, c’est cette frustration du “pas assez”, ou bien ce débordement du “je n’ai pas le temps de m’occuper de ça”.
Nous avons tous connu cela.
Pour comprendre ce phénomène, je vous propose de nous plonger 24h dans la vie d’une Gérante.
24H DANS LA VIE D’UNE GÉRANTE DE CENTRE :
Emilie est gérante d’un institut de beauté.
Maman de 2 enfants de 3 et 6 ans, sa vie est bien remplie.
Emilie se réveille à 5h afin de profiter d’un peu de temps seule.
Elle fait un point sur sa TO DO Liste et prépare ses publications pour les réseaux sociaux en sirotant son thé du matin.
Puis à 7h, lever des enfants, préparations pour un départ à l’école à 7h45. Emilie vit à 30min de l’école qui se trouve dans la ville de son institut. A 8h15, elle dépose ses enfants puis repart, 5 minutes plus tard, en direction de son centre.
A 8h20, elle reçoit un SMS de Julie, une de ses esthéticiennes, qui l’informe de son état “Je ne suis pas bien aujourd’hui, je vais chez le médecin. Je ne pourrai pas venir travailler.” Le stress et la panique envahissent Emilie.
En arrivant à l’institut, elle se précipite sur le planning de la journée pour jouer à “Tétris” et essayer de maintenir un maximum de RDV. Force est de constater qu’Emilie va devoir assurer doublement en cabine. Sa TO DO liste attendra.
A 9h, ouverture des portes : les premières clientes sont déjà là tandis que Camille, une de ses esthéticiennes passe discrètement derrière elles pour aller se changer et préparer sa cabine.
A 9h05, tout le monde est en soin.
Emilie enchaîne les RDV et entre deux clientes, essaye de surveiller sa boîte mail : son graphiste devait lui envoyer les nouveaux visuels pour son événement de la semaine prochaine.
A 14h23, Camille vient de toute urgence chercher Emilie, occupée avec une cliente : “il y a une énorme fuite dans la douche de la cabine 3 !”
Emilie constate les dégâts et gère la situation. Sa cliente attend dans l’autre cabine…
A 19h03, tout le monde est dehors.
Emilie prend quelques minutes pour faire la caisse, vérifier que l’eau est bien coupée et tout fermer. Puis elle reprend sa voiture pour rentrer chez elle retrouver le 2ème rôle de sa vie.
20h : arrivée à la maison. Emilie retrouve ses enfants, qui crient et sautent dans tous les sens, et son mari, qui visiblement n’a pas passé une super journée. Elle partage un petit moment avec eux avant de les coucher. Se pose pour manger quelque chose avec son mari. Mais pas trop longtemps car Emilie doit se remettre sur ses tâches administratives qu’elle gère le soir. A 21h la voilà sur son ordinateur pour essayer d’avancer un maximum.
Vers minuit, Emilie sent la fatigue prendre le dessus malgré sa lutte.
Elle se résigne et referme son P.C. : “je reprendrai demain matin”.
5h de sommeil c’est déjà du grand luxe. Pourvu que les enfants n’aient pas de réveil nocturne…
Ce rythme effréné dure depuis des années. Emilie aspire à plus d’espace et plus de sérénité pour arriver à son équilibre.
Mais la fatigue, le débordement et la frustration font partie de son lot d’émotions quotidiennes.
L’histoire d’Emilie est une histoire bien connue de nombreuses gérantes de centres de beauté.
Est-ce une fatalité pour autant ? Bien sûr que non !
Alors comment Emilie peut-elle accéder à cet équilibre tant recherché et à plus de sérénité dans une vie bien remplie ? En revoyant complètement sa gestion du temps.
APPRENDRE À GÉRER SON TEMPS
Gérer son temps est une compétence douce (Soft Skills) qu’un chef d’entreprise doit savoir développer.
Cela s’apprend car ce ne sont pas des notions que l’on apprend à l’école.
Pourtant, il existe une méthode pour mieux gérer son temps.
Cette méthode tient en 5 étapes.
Les 5 étapes pour gérer son temps :
Changer son rapport au temps.
Notre “problème” principal avec le temps c’est le rapport que l’on entretient avec lui. Comme si les “autres” avaient plus de temps que nous. Comme s’il nous en manquait toujours. Or, je vous rappelle que nous avons tous le même crédit temps dans une journée. Accepter cela est une première étape. Si progressivement vous arrivez à réorienter vos pensées par défaut du “je n’ai pas assez de temps” en “j’ai suffisamment de temps pour avancer progressivement dans l’organisation de ma journée anniversaire de l’institut”, vous pourrez constater que votre climat émotionnel évolue.
Une seule TO DO Liste
Le secret de la TO DO Liste efficace : n’avoir qu’une seule TO DO Liste. En tant que gérante, il nous arrive d’avoir une “idée-à-la-minute”. Alors on se retrouve à noter nos idées sur ce qui nous passe par la main : un post-it, dans les notes de son téléphone, dans un carnet (qu’on ne sait plus retrouver quand on en a besoin…), …
Si vous avez tendance à vous disperser dans vos supports : arrêtez cela tout de suite !
Adoptez une seule et même TO DO Liste dans laquelle vous notez vos idées et les tâches qui se présentent à votre esprit : que ce soit pour votre vie pro ou perso : un seul et même support. Cela peut être sur votre téléphone ou dans un petit carnet que vous portez toujours sur vous. Mais gardez ce support comme seul et unique “lieu” pour vider votre tête.
Définir ses priorités
Choisir les tâches prioritaires est une vraie difficulté quand on se sent débordé. Nous avons l’impression que tout est absolument urgent.
Pourtant là, encore définir ses priorités, cela s’apprend. Il faut arriver à distinguer et classer vos tâches en 3 catégories :
- ce qui est important ;
- ce qui est urgent ;
- ce qui est secondaire.
Les tâches importantes sont celles qui vous font avancer dans votre vision. Ce sont les missions que vous souhaitez accomplir et réaliser. Celles qui vous tiennent vraiment à cœur et qui sont indispensables au développement de votre institut. Ce sont par exemple, les tâches liées au management, au suivi et au développement de votre équipe.
Les tâches urgentes sont les tâches pour lesquelles vous avez une date butoir (deadline). Ce sont également les tâches qu’il vous faut effectuer pour préserver la sécurité de vos locaux et des personnes (du feu, du sang, des larmes, …)
Enfin les tâches secondaires sont toutes les tâches que vous pensez devoir faire mais qui, en y regardant de plus près, peuvent soit être abandonnées, soit être déléguées.
Planifier – Planifier – Planifier
Une fois votre TO DO liste triée et épurée, il vous faut planifier leur exécution.
Pour cela, l’agenda est votre meilleur atout.
Plus vous planifiez vos tâches, plus vous permettez à ce que cela soit réalisé.
La plupart du temps, les gérantes d’instituts ne prennent pas le temps de planifier. On se dit “c’est dans ma TO DO, je vais le faire” mais on ne programme pas l’exécution des tâches dans un planning.
Résultat, on se retrouve à faire son marketing à la dernière minute, à ne pas prendre le temps de communiquer avec son équipe, et à faire les choses à la-va-vite, un peu comme elles se présentent dans notre esprit.
La planification est pourtant LE secret des personnes qui accomplissent beaucoup.
En inscrivant dans votre agenda : “30 minutes pour gérer mes emails de 9h à 9h30”, “2h pour travailler sur ma communication pour le mois prochain”, “1h pour mon entretien individuel avec mon esthéticienne”, vous vous donnez les moyens de le réaliser.
Tenir ses engagements : lutter contre la procrastination et l’éparpillement
Mais bien sûr, être la reine de la planification des tâches est une chose. Tenir ses engagements en est une autre.
Beaucoup des clientes que nous accompagnons sur nos programmes, nous disent : “j’ai bien planifié ce que je devais faire, mais je n’arrive pas à m’y tenir”. Et c’est la partie la plus difficile dans la gestion de son temps : le fait de tenir ses engagements posés dans son agenda.
Pourquoi est-ce si difficile ?
- Soit parce que vous êtes souvent dérangée par votre équipe, par vos clients, par le téléphone qui sonne, par votre chien, par votre mari, par vos enfants, … aux moments où vous avez prévu de vous concentrer sur des tâches importantes ;
- Soit parce que vous êtes victime de procrastination.
Créez-vous les conditions de réussite : si vous devez vous concentrer mais que vous êtes constamment dérangée, allez ailleurs. Enfermez-vous dans une cabine avec interdiction stricte et formelle de vous solliciter pendant la prochaine heure. Si cela ne fonctionne pas, sortez de votre centre : allez dans un café ou chez vous si c’est calme. Observez dans quel cadre vous travaillez et si ce cadre est propice à la tâche que vous souhaitez accomplir.
Si vous procrastinez, cela signifie que :
- soit vous trouvez la tâche ennuyeuse, et donc votre cerveau vous invite à trouver du plaisir immédiat : surfez sur les réseaux, ouvrir vos emails, … ;
- soit que vous ne savez pas par où commencer ou comment faire pour mettre à exécution votre plan.
La procrastination peut paraître comme un vrai fléau puisque lorsque vous procrastinez, vous n’avancez pas et vous êtes frustrée et découragée. “Je n’y arriverai jamais, j’abandonne”.
En observant ce phénomène et en redirigeant votre esprit, vous pouvez lutter contre la procrastination : est-ce que cette tâche est finalement très importante ? quelle serait la 1ère étape à mener pour vous faire avancer ?
La concentration et l’engagement sont donc des carburants émotionnels les plus utiles pour vous faire avancer dans vos tâches.
Emilie ne peut pas faire plus dans ses journées : elles font 24 heures.
Mais elle peut apprendre ces 5 clés dans la gestion de son temps et surtout revoir ses habitudes. Car trouver son équilibre et la sérénité qui va avec, implique de changer son fonctionnement habituel.
Par exemple : en arrêtant de travailler sur ses tâches administratives après sa journée en cabine et programmant à la place 1 à 2 journées pleines et entières par mois (ou par semaine en fonction de la taille de son entreprise) ; en apprenant à déléguer à son équipe ; en instaurant plus de cadre et de procédures, …
Si comme Emilie, vous avez l’impression de devoir serrer les dents et d’attendre que cela passe, les solutions qui s’offrent à vous sont nombreuses : êtes-vous prêtes à changer ?
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