Les Secrets du Time Management des Gérantes Spa Beauté Bien-Être
Comment appréhendez-vous la gestion du temps en tant que Gérantes Esthétique, Spa Beauté Bien-Être ? Tout au long de l’année, votre vie professionnelle vous semble t-elle prendre beaucoup de place dans votre agenda ? Voire beaucoup trop de place ?
J’accompagne des femmes gérantes de centres beauté depuis de nombreuses années et j’observe depuis la crise Covid, ce phénomène qui s’est amplifié : celui d’avoir le sentiment de manquer de temps.
Manque de temps au travail, manque de temps pour sa vie personnelle, manque de temps pour accomplir ce vous apparaît comme important pour votre avenir. Vous vous sentez pris(e) dans cet engrenage avec la sensation d’être tel un hamster dans sa roue qui semble ne jamais pouvoir s’arrêter ou ralentir ?
C’est le moment de faire pause et de découvrir les outils de Time Management (gestion du Temps) qui changent tout.
Mais avant d’aller plus loin, prenons quelques instants pour identifier ce qu’il se passe dans la gestion du temps des Gérantes Esthétique et Spa :
Votre quotidien de gérante Beauté doit peut-être ressembler à cela :
8h : départ pour l’école c’est la course bien sûr pour que tout le monde accepte de mettre son manteau, ses chaussures, et de bien vouloir prendre la route.
- 8h45 : ouf ! tout le monde est occupé, vous vous dirigez vers votre centre en pensant à toutes les tâches urgentes que vous avez à accomplir, et à Mme Dupond qui vient aujourd’hui pour son soin, et … SMS : votre collaboratrice Alice vous annonce qu’elle est souffrante et qu’elle vous envoie son arrêt de travail.
- 8h50 : branle-bas-de-combat pour ouvrir en urgence, regarder le planning de RDV et trouver une solution pour recevoir les clients d’Alice. 2ème SMS : Charlotte vous annonce qu’elle aura un peu de retard « est-ce que quelqu’un peut me préparer ma cabine svp ? ».
- 9h02 : les clientes d’Alice et Charlotte sont arrivées : vous essayez de gérer la situation « calmement » et avec le sourire bien sûr ! Vous annulez vos RDV fournisseurs de la matinée pour prendre soin des clientes d’Alice. Vous ferez ces autres tâches administratives plus tard…
- 9h11 : Charlotte arrive. Ouf un premier soulagement. Sa cliente commençait à s’impatienter. Tout le monde part en cabine. Vous essayez de vous concentrer tant bien que mal ce que vous raconte Mme Blanc (cliente d’Alice) mais tout à coup : Zut le RDV plombier que vous avez eu tant de mal à caser arrive dans 1h et vous serez en massage ! Un vent de panique vous submerge à nouveau.
- Il est 9h45 et déjà, tout ce que vous aviez prévu de faire ne se passe pas du tout comme prévu.
Résultat : vous le savez, ce soir en rentrant, une fois que les enfants seront couchés, après une journée à courir partout entre la cabine, le téléphone, les clients, les fournisseurs, l’équipe, … vous vous remettrez au travail sur vos tâches administratives. Courage : vous pourrez peut-être vous coucher entre minuit et heure du matin !
Ce scénario est malheureusement connu par la plupart des chefs d’entreprise de notre secteur.
Mais ce n’est pas une fatalité à « accepter » parce que « c’est comme ça ». En réalité, même si la situation vous apparaît comme inextricable : c’est vous qui décidez.
Mais bien sûr, avec les bons outils de travail, cela vous sera d’une grande aide.
Voici 2 étapes sur le chemin de la bonne gestion du temps des Gérantes Esthétique, Spa Beauté Bien-Être :
Etape 1
Comprendre vos missions de Chef d’Entreprise
Il y a une grande différence entre être esthéticienne et être Chef d’Entreprise d’un Centre Esthétique.
Quelques gérantes l’ont compris mais encore trop peu à ce jour.
En tant qu’esthéticienne, vos missions sont de prendre soin de vos clients en réalisant les prestations et services, en donnant les conseils et recommandations pour permettre à chacun de vos clients d’obtenir un résultat.
En tant que Chef d’Entreprise d’un Centre Esthétique, votre mission est de gérer votre entreprise et rentabiliser votre activité. Bien sûr pour ce faire, vous devez endosser plusieurs casquettes qui viennent s’ajouter à celle que vous avez déjà : celle d’être esthéticienne.
Parmi vos missions de Chef d’Entreprise, vous avez notamment :
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La gestion et le pilotage financier de votre entreprise :
Créer vos prévisionnel d’activité pour déterminer vos objectifs de CA, créer vos budgets (ventilation de vos dépenses et de vos investissements), suivre et analyser les performances grâce aux indicateurs clés qui vous aident prendre les bonnes décisions stratégiques pour votre business. Cela nécessite de votre part les connaissances et compréhension financières propres aux centres beauté.
Si vous ne vous reposez que sur votre « comptable » ou sur un « stage » que vous avez suivi auprès de la chambre des Métiers au moment de votre installation, ce n’est malheureusement pas suffisant.
Bon nombre de gérantes beauté sont pénalisées par le manque de compétences en gestion, rentabilité de leur centre. Cela se traduit par des décisions et achats d’impulsion qui peut mettre en danger la santé financière de l’entreprise, engendrer des difficultés de trésorerie, …
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Être un Leader pour votre équipe :
Nous sommes dans une période délicate en termes RH : peu voire pas de candidates lorsque vous avez besoin de recruter, un absentéisme qui monte en flèche, une perte de motivation et un manque de performances de la part des collaboratrices. Aujourd’hui, encore plus qu’hier, lorsque vous travaillez avec une équipe, vous devez non seulement maîtriser les techniques de management propres à notre secteur d’activité, mais surtout vous développer en tant que Leader.
Votre rôle de Leader est absolument déterminant dans la réussite et le développement de votre entreprise : car un système qui ne repose que sur vous n’est pas un bon système : il vous faut pouvoir déléguer. Il est donc indispensable, de vous former à ces compétences pour pouvoir être le Leader d’équipe que vous rêvez d’être.
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La création de votre Stratégie Marketing et Communication :
C’est en général ce qui occupe le plus d’espace mental (à quasi-égalité avec les préoccupations liées au personnel). Comment communiquer ? Que mettre en place pour attirer les clients ? pour remplir vos plannings ? pour fidéliser vos clients existants ? pour réveiller vos clients dormants ? A ces questions s’ajoutent du stress de « et si ça ne marche pas ? ». Les tâches liées à la partie Marketing et Communication sont souvent énergivores et on peut y consacrer un temps bien trop important par rapport aux autres missions. Et constat pour beaucoup : le marketing se fait à la dernière minute ! Si c’est votre cas, dites-vous que ce n’est pas un bon marketing car la stratégie se planifie à l’année.
Alors avant de vous jeter corps et âmes dans des formations digitales, prenez le temps de reposer les choses : créer votre Stratégie de Marque, votre identité marketing et utiliser un calendrier Marketing à l’année. Vous gagnerez un temps précieux dans la construction de vos contenus de communication.
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Optimiser la Rentabilité de votre Parcours Client :
il s’agit là d’un travail de fond pour analyser à quel moment, dans votre Parcours Client, vous perdez la vente. Un client qui n’a pas acheté les produits recommandés ? Un autre qui n’a pas rebooké ? Un appel pour des informations sur vos soins qui n’a pas été transformé en réservation immédiatement ? Tous ces scénario qui se déroulent quotidiennement dans votre centre ne sont pas sans solution. Ils font partie d’un de vos chantier de travail en tant que gérante.
Mais évidemment, pour cela, il faut pouvoir accorder du temps à cette mission. D’autant plus que c’est une tâche qui doit apparaitre comme récurrente sur votre agenda : car on n’a jamais fini de sublimer son parcours client et le rendre plus performant !
Ces 4 axes sont donc votre « part du contrat » de Chef d’Entreprise d’un Centre esthétique.
Il est indispensable d’avoir toutes ces missions dans votre esprit, car en matière de gestion du temps, il va falloir tout caser.
Sans vous, et sans ces missions, votre entreprise ne peut exister ou se développer.
Sans comprendre vos tâches de manière précise, et sans développer vos compétences sur ces 4 axes, vous vous retrouvez dans le scénario de « hamster » que nous venons de décrire plus haut, à travailler son « admin », le soir à la maison ou sur vos jours off. Et c’est le serpent qui se mord la queue.
C’est pourquoi, une fois toutes vos missions listées, une fois que vous vous êtes formée à ce métier de Chef d’Entreprise d’un Centre Esthétique, vous pouvez mettre en application les Outils de bonne gestion du temps des gérantes Esthétique & Spa.
Etape 2 Apprendre à travailler autrement
Les outils de la gestion du temps des Gérantes Esthétique & Spa
Devant l’ampleur de la tâche, certaines peuvent se décourager, se sentir coupable de ne pas pouvoir faire plus, de ne pas savoir faire. Rassurez-vous c’est absolument normal de ressentir cela.
Je vous rappelle que lorsque nous avons été formées à ce métier d’esthéticienne, on nous a appris à être des techniciennes, des artisanes. C’est en effet une partie importante du métier. Mais qu’en est-il de nos tâches de Chef d’Entreprise Artisanale ?
C’est en vous formant en continue que vous allez pouvoir apprendre à travailler autrement.
Le but étant de vous épanouir pleinement dans votre vie professionnelle et de pourvoir profiter de votre vie personnelle.
Alors voici 3 bonnes pratiques en gestion du temps des Gérantes Esthétique, Spa Beauté Bien-Être :
1. Les Procédures :
En général, peu de centres esthétiques disposent d’un Manuel de Procédures. Il s’agit pourtant d’un outil qui vous fait gagner un temps précieux. Ce Manuel de procédures est une sorte de classeur dans lequel vous allez créer plusieurs chapitres et décrire, au sein de ces chapitres, le process, le « comment faire pour… ». On retrouve dans ce Manuel vos protocoles de soins bien sûr, mais aussi votre procédure d’installation d’une cabine, votre procédure de traitement du linge, votre procédure de gestion de stocks, vos procédures pour le suivi et la satisfaction des clients, votre procédure pour gérer les réservations, pour optimiser les plannings de rdv, …
Pourquoi avoir ces procédures dans votre centre ? Outil vedette pour la gestion du temps des Gérantes Esthétique & Spa :
Premièrement, pour rendre les membres de votre équipe AUTONOMES. Faites le relevé de temps que vous passez chaque jour et chaque semaine à répondre aux sollicitations des unes et des autres, à ré-expliquer des choses que vous avez déjà répétées maintes et maintes fois. Et bien c’est autant de temps gagné grâce à vos procédures ! Deuxièmement, avoir ces procédures vous permettent de faire tourner le business quand vous n’y êtes pas. Car c’est un des grands avantages en tant que Chef d’Entreprises : la possibilité de partir de votre centre sans rendre de compte à personne. Mais bien sûr, si tout le monde sait comment procéder dans les règles de l’art. Les procédures vous permettent cela.
Il est vrai que pour créer ce Manuel, cela va vous demander du temps de rédaction. Mais rassurez-vous : il existe des trames de procédures spécifiques aux Centres Beauté déjà créées pour vous permettre de gagner plusieurs semaines de travail.
2. Travaillez votre To Do Liste efficacement :
Votre « To do Liste » est un outil indispensable pour avoir une bonne gestion du temps. Il vous permet de répertorier l’ensemble des tâches que vous devez mener à bien au fil des semaines. Malheureusement cet outil est souvent mal utilisé et appréhendé.
Voici donc comment gérer son temps efficacement grâce aux To Do Listes :
« Trop de To Do Liste tue les To Do Liste » : élaborez une seule et unique liste composée de deux colonnes : une pour vos objectifs professionnels et une autre pour vos objectifs personnels. Il est important que ces deux listes : personnelles et professionnelles soient visibles immédiatement en même temps sur un même support. De cette manière, vous pouvez vous focaliser sur les deux et parvenir à un équilibre vie privée/vie professionnelle. Arrêtez de créer plusieurs listes dans différents endroits (une sur votre téléphone, une autre sur un carnet, une autre sur un post-it), regroupez l’ensemble de vos listes en une seule vous permettra de voir plus large.
Adoptez un support comme exutoire : ayez toujours avec vous un petit carnet sur vous afin d’y noter toutes vos idées dès qu’elles vous viennent à l’esprit. De cette façon, vous vous libérez l’esprit de l’affluence des idées, de choses à faire, réelle source de stress. Lorsque vous faites les mises à jour hebdomadaires de votre « to do » liste, reprenez les choses les plus importantes qui apparaissent sur votre carnet. Vous finirez par devenir très créatifs.
Faites des mises à jour hebdomadaires : chaque lundi, mettez à jour votre « to do » liste. Répartissez vos objectifs de la semaine sur chaque journée. Par exemple : « le mardi, je travaille sur la comptabilité le matin et sur le recrutement l’après-midi, le mercredi, je finalise mon action marketing, le jeudi, vendredi et samedi, je suis en cabine avec les clients ».
3. Planifiez vos chantiers :
Dessinez une chronologie : procurez-vous un calendrier annuel et reportez-y tous les événements fixes, comme par exemple, les réunions mensuelles. De cette manière, vous pourrez planifier vos temps de préparation de ces événements ainsi que vos périodes propices aux vacances par exemple.
Priorisez vos priorités : c’est la règle la plus difficile à suivre car quand vous êtes surmenées, tout vous semble être une priorité. Mais si vous notez vos tâches et que vous regardez votre calendrier, vous saurez par où commencer. Soyez réaliste, vous ne pouvez pas tout faire en un jour. Le plus de pression vous vous mettrez, le moins efficace vous deviendrez.
Soyez disciplinée : évitez les pertes de temps : les pertes de temps apparaissent sous diverses formes : par exemple, le client qui tient à discuter avec vous pendant des heures, l’esthéticienne qui veut vous raconter sa dernière soirée. C’est à vous de gérer ces pertes de temps.
Il est crucial de vous focaliser sur une tâche à la fois : éteignez votre téléphone et vos notifications emails, et consacrez votre entière attention à la tâche que vous avez choisie.
Donnez-vous une à deux heures pour ne faire que cela. Vous serez réellement efficace. Quant à l’esthéticienne bavarde, gérez ses attentes : « j’ai 5 minutes pour toi ». Passez plus de temps avec elle plus tard, lorsque vous le pourrez, pour maintenir une bonne relation, mais décidez de quand, car vous êtes responsables de votre temps.
La gestion de votre temps est au centre de tout ce que vous faîtes, et vous procure indéniablement plus de liberté. Que vous soyez lève-tôt ou non, c’est la procédure qui compte.
Le plus difficile est de tenir sur la durée. C’est pourquoi vos habitudes de travail et votre organisation doivent changer en profondeur. Pour vous aider, je vous invite à suivre le Cours E.S.B.E “Déterminer vos priorités” afin que votre nouvelle gestion du temps s’ancre dans votre quotidien comme un réflexe. Dans ce cours j’apprends aux gérantes de Centres Beauté à mettre en pratique ces habitudes, tout en leur apprenant le comment faire pour être une Chef d’Entreprise épanouie et performante, qui avance plus sereinement vers sa vision.
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